Wer Amazon als Lieferant beliefert, bekommt selten den Betrag überwiesen, den er in Rechnung gestellt hat. Zwischen Rechnung und Zahlung liegen Abzüge: Fehlmengen, Retouren, Ausgleichszahlungen, vertraglich vereinbarte Konditionen, Werbekosten. Jede Kategorie hat eigene Belegnummern, eigene Kürzel und eigene Regeln.
Der Fall
Ein Vendor mit Sitz in den Niederlanden hatte dafür eine Excel-Auswertung mit acht Reitern. Sachlich war sie richtig — aber Geschäftsführung und Buchhaltung, beide ohne Amazon-Vorwissen, fanden sich darin nicht mehr zurecht. Die zwei Fragen, die sie eigentlich hatten, beantwortete die Tabelle nicht auf einen Blick:
- Was hat Amazon überwiesen, und welche Rechnungen sind damit bezahlt?
- Was wurde abgezogen, und wofür?
Was die App übernimmt
- Datei hineinziehen, fertig: Die Buchhaltung lädt den Überweisungs-Export aus Vendor Central herunter und zieht ihn auf die Seite. Ausgewertet wird im Browser; gespeichert werden nur die fertigen Überweisungen und Positionen im Konto des Unternehmens.
- Eine Zeile je Kategorie: Bezahlte Rechnungen, Fehlmengen, Retouren, Ausgleichszahlungen, Konditionen und Werbung stehen jeweils in einer Zeile, mit einem Satz Erklärung — aufklappbar bis zum einzelnen Beleg.
- Nach Zeitraum filtern: Jahr, Monat oder eine einzelne Überweisung. Überlappende Exporte werden erkannt, damit nichts doppelt zählt.
- In der eigenen Sprache: Deutsch, Englisch, Französisch oder Niederländisch, mit dem passenden Zahlenformat.
Das Detail, auf das es ankommt
Amazon storniert Fehlmengen-Abzüge gelegentlich wieder. Solche Stornos tragen als Beschreibung eine ganz gewöhnliche Bestellnummer und sehen damit aus wie eine bezahlte Rechnung. Erkennbar sind sie nur an der Endung der Belegnummer. Wer das übersieht, weist die Rechnungen zu hoch und die Fehlmengen zu niedrig aus — und merkt es nicht, weil die Gesamtsumme trotzdem stimmt. In einem einzigen Monatsexport hingen an dieser einen Regel mehrere tausend Euro. Die App prüft sie deshalb zuerst, und ein automatischer Test sichert jede neue Version genau gegen diesen Fall ab.
Das Ergebnis
Geschäftsführung und Buchhaltung sehen heute ohne Amazon-Vorwissen, was überwiesen wurde, welche Rechnungen bezahlt sind und was abgezogen wurde. Eine Kontrollzeile bestätigt, dass bezahlte Rechnungen minus Abzüge genau die Auszahlung ergeben.
Warum das zu Software passt, die wir selbst bauen
Amazon-Abrechnungen folgen festen, aber schlecht dokumentierten Regeln. Wer sie einmal sauber in Software gießt, spart jeden Monat die Detektivarbeit — und bekommt Zahlen, denen auch die Buchhaltung traut. Finance ist Teil der qontur App-Suite und einzeln buchbar.
Hinweis: Dieser Bericht ist ein anonymisiertes Beispiel aus unserer Praxis. Der Screenshot zeigt Demodaten.